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Wie digitale Dokumente Ihnen das Arbeiten von zu Hause aus erleichtern

Kathrin Moosmann

März 23, 2020
woman sitting on the floor working on a laptop

Was für ein Jahr? 

Ich verspreche Ihnen, dies ist kein weiterer Blog über das verrückte Jahr 2020. Es dürfte aber jedem klar sein, dass die Auswirkungen und Herausforderungen der letzten Monate auf unser persönliches und berufliches Leben nicht zu ignorieren. 

Wir alle sind derzeit von Reisebeschränkungen, abgesagten Veranstaltungen, arbeiten im Home Office und anderen Unterbrechungen unseres Alltags betroffen. Wie stellt man sich auf diese Herausforderungen ein?

Zum Glück leben wir in einer Zeit, in der Technologie die Hindernisse, die dadurch entstehen, dass ein Großteil der Bevölkerung von zu Hause aus arbeitet, erleichtert. Die Beschleunigung der digitalen Transformation kann daher derzeit wie eine Mammutaufgabe erscheinen. In Wahrheit kann sie jedoch die neuen an uns gestellten Herausforderungen vereinfachen und gleichzeitig Kosteneinsparungen erzielen.


Mit der Automatisierung ins Home Office

Beginnen wir mit den verschiedenen Prozessen die in dieser "neuen Normalität" wahrscheinlich unterbrochen sind. Wenn Sie es gewohnt waren, mit Ihrem Team in einem Büro zusammen zu arbeiten, sich über den kurzen Dienstweg oder bei einem gemeinsame Kaffee auszutauschen, kann der Wechsel zu einer Working-from-Home-Situation ein drastischer Einschnitt sein.

Die meisten von uns arbeiten seit längerem von zu Hause aus. Und während wir versuchen uns zu Hause auf das Wichtige zu konzentrieren, müssen wir uns neben der Arbeit nun auch über Workflows Gedanken machen, die es zuvor noch nicht gab.

Automatisierung ist hier ein wichtiges Stichwort und wird immer wichtiger, da wir mit Remote-Teams vor neuen Herausforderungen stehen. 86 Prozent der Unternehmen nutzen bereits standardisierte und automatisierte Dokumentprozesse im gesamten Unternehmen oder sind dabei, dies zu tun. 

Sie stellen fest, dass sie durch die Automatisierung viele der sich wiederholenden, mühsamen manuellen Schritte, vermeiden können. Der Wegfall erleichtert nicht nur die Arbeit von zu Hause, sondern gibt Mitarbeitern aller Ebenen auch die Möglichkeit, sich auf strategische Ziele zu konzentrieren.

Mit Automatisierungslösungen können Sie Ihre Prozesse aus dem physischen Büro herauslösen, indem Sie alle Ihre Workflows, einfach oder komplex, mit einer Software abbilden. Versionierung, Statusabfragen und Verantwortlichkeiten können Sie problemlos von Ihrem Bildschirm aus nachverfolgen - unabhängig davon, von wo aus Sie gerade arbeiten.


Treten Sie zum richtigen Zeitpunkt mit Ihren Kunden in Kontakt

Die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden ist in der aktuellen Geschäftswelt eine besondere Herausforderung. Daher ist es unerlässlich, jede E-Mail, Dokument oder Telefonat so aussagekräftig wie möglich zu gestalten. Nichts vergrault die andere Seite mehr, als Standard Vertriebsfloskeln.

Jetzt sind daher kreative und emotional ansprechende Lösungen gefragt, um das Geschäft am Laufen zu halten. Mit einer ansprechenden Dokumentenlösung können Ihre Teams personalisierte Dokumente erstellen und senden, die auf jeden Empfänger zugeschnitten werden können. Dies stellt sicher, dass Ihr Empfänger, die Nachricht erhält, die er zum richtigen Zeitpunkt benötigt. Fehlerfreie Dokumente und Informationen die aus Ihrem System-of-Records stammen vermeiden peinliche Fehler oder weitere Zeitverzögerungen.

Mit den erweiterten Nachverfolgungsfunktionen können Sie und Ihr Team Benachrichtigungen erhalten, die Ihnen mitteilen, wann und von wem jedes Dokument geöffnet oder gelesen wurde. Mit dieser Information wird das Erahnen des günstigsten Zeitpunkts zur Vergangenheit. Rufen Sie Ihren Kunden an, wenn er das Dokument liest und nicht wenn es im Mülleimer gelandet ist.

Verändert sich die aktuelle Lage und Sie müssen neue Hinweise oder Informationen in Ihre Standarddokumente einarbeiten, können Sie Ihre Vorlagen und Templates innerhalb weniger Sekunden anpassen. Jedes neue Dokument enthält somit automatisch die aktuellen Informationen und Updates. Sie müssen Ihrem Team keine Emails oder neue Dokumente vorlage mehr schicken. 

Das Gleiche gilt für das Branding. Egal von wo aus Sie arbeiten, durch die zentral verwalteten Vorlagen wird jedes Dokument immer mit dem aktuellsten Branding und den aktuellsten Informationen verschickt.


Halten Sie Ihr Geschäft am Laufen, indem Sie Verträge digital aushandeln, ausführen und verwalten. 

In der gegenwärtigen Situation fällt es denjenigen, die Verträge normalerweise persönlich aushandeln, unterzeichnen und ausführen, zunehmend schwer, ihre Geschäfte fortzusetzen. Selbst in ‘normalen’ Zeiten ist es schwierig, komplexe Vertragsprozesse zu verwalten, Verhandlungen und Verpflichtungen nachzuverfolgen, ganz zu schweigen von Vertrags-Verlängerungen. Der Vertagsprozess stellt immer ein gewisses Risiko dar. Ohne ein umfassendes System zur Verwaltung dieses Prozesses ist die Abwicklung von Verträgen von zu Hause aus jedoch nahezu unmöglich.

Ihre Teams benötigen die Möglichkeit, die Compliance einzuhalten, die Vertragserstellung zu vereinfachen und den gesamten Lebenszyklus vom Home Office aus zu verwalten. Zum Glück gibt es Wege und Mittel, um diese aktuellen Herausforderungen zu lösen - und Sie können sie alle direkt von Ihrer Couch aus implementieren. Mit der richtigen CLM-Lösung (Contract Lifecycle Management) können Sie dies und vieles mehr tun. 

Stellen Sie sich vor, Sie könnten häufig verwendete Klauseln bündeln, um die Vertragserstellung zu beschleunigen und sicherzustellen, dass entsprechende Klauseln immer in den Verträgen automatisch enthalten sind. Ihr Team kann dann durch Vertragsvorlagen basierend auf diesen genehmigten Klauseln Dokumente erstellen und versenden ohne Legal mit einbinden zu müssen.

Von dort aus können Sie Verträge aushandeln, ohne das Haus verlassen zu müssen, und alle Verhandlungen und Redlines automatisch in Ihrem System-of-Records aufzeichnen. Sobald die Verträge vollständig ausgehandelt wurden und zur Unterzeichnung bereit sind, müssen Sie sich nicht mehr persönlich anmelden oder Papierdokumente per Post verschicken. Das Warten, auf die postalische Antwort entfällt komplett.

Auch hier gibt es mehr als nur einen Vorteil für die Arbeit von zu Hause. Alle diese Vertragsmanagementprozesse können mit hilfe einer CLM-Software wesentlich effizienter und effektiver durchgeführt werden - und dies mit erheblichen Kosteneinsparungen. 

In der von Conga in Auftrag gegebenen Studie “Total Economic Impact-Studie von Conga Contracts” stellt Forrester Consulting fest, dass der Vertragszyklus von durchschnittlich zwei Wochen - von der Erstellung bis zum Abschluss - auf nur drei Tage verkürzt werden konnte. 

Die Möglichkeit, die Anzahl der jährlich erstellten Verträge zu erhöhen, in einem Bruchteil der zuvor benötigten Zeit führt zu massiven Einsparungen. Laut der Studie wurden über einen Zeitraum von drei Jahren Einsparungen in Höhe von einer Million Dollar erzielt.

Verträge und Vereinbarungen können sich kompliziert gestalten, die Software, mit der Sie diese aber verwalten, sollte es nicht sein. Erfahren Sie mehr in unserem kurzen Video.



Ersetzen Sie Tinte mit der elektronischen Signatur 

Trotz des Fortschritts der digitalen Transformation unterschreiben 36 Prozent der Unternehmen immer noch mit Tinte. Wie schließen diese Unternehmen Geschäfte in einer Zeit ab, in der man sich nicht an einem Ort treffen kann?

Durch die elektronische Signatur entfällt die Notwendigkeit, sich persönlich zu treffen, um wichtige Dokumente wie Verträge zu unterzeichnen. Der fehlende persönliche Kontakt ist die größte Herausforderung, der wir uns heute gegenübersehen. Sind wir aber mal ehrlich: Das Warten auf die finale Unterschrift, ist das streßvollste im Verkaufsprozess.

Signaturen mit Tinte bergen immer Risiken, nicht nur während einer Pandemie. Das Drucken, Versenden und Speichern von signierten Dokumenten kostet Unternehmen Zeit und Geld und kann sogar Compliance-Risiken bergen. Mit einer eSignatur-Lösungen erhalten Sie die erforderlichen Signaturen, ohne Ihr Home Office verlassen zu müssen! 

Nach dem Senden können Sie den Status aller eSignatur-Aktivitäten anzeigen, auch wenn Empfänger Dokumente öffnen und signieren. Es ist leicht, Verzögerungen zu erkennen und zu verstehen, wo Ihre Vereinbarung gerade steht.

Alle Signaturaktivitäten werden automatisch nachverfolgt und aktualisiert, um einen Prüfpfad für rechtsgültige eSignaturen zu erstellen, sodass Sie eine übersichtliche Aufzeichnung erhalten. Darüber hinaus können Sie alle signierten Dokumente speichern, um Ihren Rechtsteams einfachen Zugriff, Prüfung und Sicherheit zu bieten. Apropos legale, elektronische Signaturen sind rechtsverbindlich. Wir gehen davon aus, dass Sie bei der Arbeit von zu Hause aus nicht immer Zugang zu einem Notar haben, mit eSignatur brauchen Sie auch keinen. Conga Sign macht es einfach, legale Signaturen in jedes Dokument einzubinden.

Die meisten von uns, die auf das Arbeiten von zu Hause umgestellt haben, sind seit Monaten nicht mehr im Büro. Elektronsiche Unterschrift hilft hier enorm: Die Implementierung ist in nur fünf Minuten möglich. Sie ist in kürzester Zeit einsatzbereit und ermöglicht es Ihnen Geschäfte schneller und sicherer abzuschließen. Erfahren Sie, wie Sie mühelos zu einer elektronischen Signatur wechseln.


Den Wandel vorantreiben - jetzt eben von zu Hause aus

Conga ist bereit, Ihr Partner zu sein, egal von wo aus Sie arbeiten oder wie Ihre Arbeit heute aussieht. Wir sind bestrebt, die Tools und Technologien bereitzustellen, mit denen Sie den digitalen Wandel weiter vorantreiben und Ihre Prozesse verbessern können. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse, Verträge, Dokumente oder Unterschriften zu digitalisieren.

Kathrin Moosmann