Blog

Sind Sie bereit für die Automatisierung Ihrer Dokumente?

Kathrin Moosmann

Juli 14, 2020

Agilität und Flexibilität sind zwei Themen, die in den Fokus vieler Unternehmen gerückt sind, wenn es darum geht bisherige analoge Prozesse zu digitalisieren. Die Wahrheit ist jedoch, dass die meisten Unternehmen nicht so schnell vorankommen, wie sie gerne möchten - besonders im Vertrieb.

Viele Unternehmen haben Technologien und Software wie CRM-Plattformen (Customer Relationship Management), Lead-Funnel-Strategien und neue Kommunikations- oder Marketingtools zur Beschleunigung Ihrer Prozesse eingeführt. Sie finden jedoch häufig, dass ihr Ansatz immer noch ernsthafte manuelle Prozessschritte erfordert. Speziell im Bereich von einem digitalen Dokumentenmanagement. Daten, Dokumente und Unterlagen werden häufig in unterschiedlichen, isolierten Systemen gespeichert, sodass Benutzer mehrere Quellen nach den gewünschten Daten durchsuchen und diese manuell in Ihre Dokumente kopieren und einfügen. 

Selbst wenn alles in Salesforce (CRM-Tool) vorhanden ist, werden wichtige Kundendaten an unterschiedlichen Stellen im Tool gespeichert. Benutzer müssen ständig zwischen verschiedenen Bildschirmen wechseln, um die benötigten Informationen zu finden, und in die benötigten Dokumente manuell einfügen. Insbesondere Verkaufsteams verschwenden wertvolle Zeit und Ressourcen für sich wiederholende Aufgaben und die manuelle Dateneingabe bei der Erstellung von Angeboten, Präsentationen und Verträge - so sehr, dass Vertriebsmitarbeiter nur 33% ihrer Zeit pro Tag mit dem tatsächlichen Verkauf verbringen.

Mit einer Checklist zu einem Cloud basierten Dokumentenmanagement 

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, sollten Vertriebsleiter sowie das gesamte Management, Tools zur Automatisierung digitaler Dokumente und Dokumentenmanagement in Betracht ziehen, die die manuelle Arbeit reduzieren und somit die Datenqualität verbessern. Durch die Automatisierung manueller und langsamer Prozesse können ihre Teams effizienter arbeiten, besser auf die Anforderungen von Kunden und Geschäftspartnern reagieren und einen strategischen Vorteil erzielen, wenn es darum geht, neue Geschäfte abzuschließen und bestehende Kunden zu pflegen.

1.     Entwerfen, bearbeiten und versenden Sie Dokumente manuell? In hoch produktiven Arbeitsumgebungen werden heute Daten aus der Cloud von unterschiedlichen Teams auf der ganzen Welt abgerufen und gleichzeitig bearbeitet. Wenn Sie aber mit manuell erstellten Dokumenten arbeiten, sind Daten und Dokumente nicht einfach in den Prozess zu integrieren, es gibt keine Zusammenarbeit und Kollaboration von Teams bei der Dokumenterstellung, das Managen sowie Genehmigungs- und Überprüfungsprozesse sind nicht effektiv. Stellen sie sich nun aber ein Szenario vor, in dem Informationen und Daten eingesetzt werden, die systemübergreifend sich aus der Unternehmens-Websites, Dokumenten, Aufzeichnungen und andere Quellen verfügbar sind. Und dass 24 Stunden am Tag und egal ob sich der Mitarbeiter im Büro befindet oder von zu Hause aus auf das Dokument zugreift

2.     Werden Ihre neuen Dokumente meist auf Basis bereits vorhandener Versionen oder statischer Templates generiert? Die Verwendung eines früheren Dokuments als Grundlage für ein neues ist üblich. Üblich ist aber auch, dass ein falscher Begriff, ein nicht mehr gültiger Verweis oder ein alter Kundenname übersehen werden und unverändert bleiben. Intelligente Templates bieten dynamische Auswahloptionen, integrieren relevante Daten und begleiten durch die Erstellung, sodass bereits die erste Version jedes Mal nahezu endgültig und genau ist.

3.     Können Ihre Dokumente einfach gefunden und durchsucht werden? Ein Cloud-basierter Speicherort Ihrer Dokumente und Unterlagen ist heutzutage die Norm. Was geblieben ist, sind die Probleme mit dem Zugriff, der Kollaboration, den Arbeitsabläufen und dem manuellen Prozessschritte. Über ein zentrales, genutztes Dokumentenarchiv kann jedes Dokument schnell und einfach gefunden, durchsucht und genutzt werden. Und Sie können sogar Dokumente in Ihrem CRM speichern und Teams können online zusammen an einem Dokument arbeiten.

4.     Verwenden Sie E-Mails oder Tools zur Aufgabenverwaltung, um Überprüfungen und Genehmigungen zu managen? E-Mails werden leicht und häufig übersehen. Aufgaben-, Projekt- und andere Managementwerkzeuge können Kommentare und Änderungen nicht einfach erfassen, konsolidieren und abgleichen. Beide Verfahren bieten weder dokumentenzentrierte, auf Arbeitsschritten basierende Workflows zur Problemvermeidung noch kontextbezogene Warnhinweise, um Prozesse in Gang zu halten.

5.     Spüren Kunden, welche Probleme Ihnen das Erstellen von Dokumenten bereitet? Der Versand eines fehlerhaften Dokuments an einen Kunden ist im besten Fall einfach nur peinlich. Aber Fehler in den Angaben zu Preisen oder Produkten können Sie auch Millionen von Euro kosten. Jeder Aspekt Ihrer Kommunikation teilt potenziellen Kunden viel über die Professionalität, Flexibilität, Effizienz, Liebe zum Detail und Genauigkeit Ihres Unternehmens mit. Wenn Ihnen also aufgrund unzureichender Dokumentenprozesse Umsätze entgehen oder Kunden irritiert sind, ist es an der Zeit, diese zu verändern.

Zusammenfassung: Was alles in digitalen Dokumenten steckt

Alle Unternehmen - unabhängig von Branche oder Standort können von digitalen automatisierten Dokumenten und einer online Kollaborations-Funktionen wichtige Vorteile erzielen:

  • Vermeiden Sie zeitaufwändige, sich wiedeholdende und fehlerhafte manuelle Dateneingaben in Dokumenten
  • Bieten Sie ein außergewöhnliches Kundenerlebnis durch personalisierte leicht verständliche Dokumente, schnellere Verhandlungen und weniger manuelle Prozessschritte zur Übernahme der benötigten und korrekten Produkt- und Dienstleistungen sowie Kundendaten.

Kathrin Moosmann